Ist die elektronische Kasse pflicht?

Kassensysteme: das Verwaltungsmonster, das dich auffressen kann, wenn du es nicht schnell fütterst.

Sehr oft wird derzeit verbreitet, dass man verpflichtet ist eine elektronische Registrierkasse zu führen. Dem ist nicht so, auch wenn einige Herstellerfirmen momentan alle verrückt machen. Dennoch ist dieses Thema absolut Wichtig und sollte von Euch mit Priorität behandelt werden. Egal ob ich eine elektronische Registrierkasse führe oder ob ich noch eine Handkasse habe. Beide Systeme bergen Gefahren und Risiken und sollten zwingend mit einem kompetenten Steuerberater besprochen und abgestimmt werden.


Worum geht es denn überhaupt?

Es geht darum, dass die Finanzbehörden den Betrug mit elektronischen Kassensystemen eindämmen wollen, da Ihnen jährlich mehrere Milliarden durch die Lappen gehen. Hierfür gibt es einige wichtige Punkte die eingehalten werden müssen.  

Was bedeutet das jetzt für mein Unternehmen:

2017 elektronische Kassen ersetzen oder nachrüsten.

Wenn du ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss dies eines sein, dass unter anderem die kompletten Umsätze zehn Jahre lang unverändert speichert. Dabei ist darauf zu achten, dass die Umsätze nicht mehr verändert werden können. Es muss also unbedingt fälschungssicher sein. Hast du ein solches Kassensystem im Einsatz, musst du dafür sorgen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind und auch eingehalten werden. Weichst du nur von einer ab, kann das Finanzamt bei der nächsten Betriebsprüfung hohe Strafen verhängen. Was aber noch oben drauf kommt. Der Betriebsprüfer des Finanzamts kann deine Buchführung für ungültig erklären (verwerfen) und diese dann Schätzen. Hierzu können nicht vorhandene Umsätze zugeschätzt werden. Das führt dann u.U. zu krassen Steuernachzahlungen. Also rüstet eure vorhandene Kasse nach. Geht das nicht und ihr wollt weiterhin eine elektronische Kasse haben, so kommt ihr nicht drum rum tatsächlich eine neue anzuschaffen. Damit darfst du nicht warten. Das musst du sofort tun. Am besten Gestern.

Achtung nächster Stolperstein 2020

Auch wenn Ihr jetzt umstellt, müsst ihr darauf achten, dass ab 1.1.2020 die neue Anforderungen für elektronische Registrierkassen gelten. Wenn du dir hier eine neues System anschaffst, muss dieses über ein Verschlüsselungssystem verfügt, dass alle Eingaben nicht mehr veränderbar sind. Diese technische Sicherheitseinrichtung ist dann Pflicht und muss obendrein vom BSI zertifiziert sein (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik). Es kann also durchaus sein, dass Euer in 2017 nachgerüstetes Kassensystem durchaus 2020 nicht mehr up to date ist und nochmal nachgerüstet werden muss. Kann es nicht mehr nachgerüstet werden, so ist der jetzige Stand so, dass ihr ein neues Kassensystem bis Ende 2022 anschaffen müsst. Legt es euch also auf Termin.  oder sogar nochmal ganz ausgetauscht werden muss. Deshalb Augen auf beim Eierkauf. Redet im Vorfeld offen mit dem Steuerberater über die Anforderungen und nehmt den Kassensystemhersteller sprichwörtlich ins Kreuzverhör. Sprecht ihn auch auf die Neuerungen in 2020/2022 an.  

Was ihr sonst noch wissen müsst:

  • Geschäfte müssen künftig an jeden Kunden einen Bon ausgeben. Von der Belegausgabepflicht kann man sich bei seinem Finanzamt befreien lassen, etwa wenn man Verkaufsstände auf Wochenmärkten oder Volksfesten hat.
  • Ab 2018 haben die Finanzämter die Möglichkeit zur unangekündigten Kassen-Nachschau. Das ist ein eigenständiges Verfahren und kann zusätzlich zur Außenprüfung stattfinden. Bei Verstößen droht hier eine Geldbuße von bis zu 25.000 Euro.
  • Man kann derzeit noch nicht verpflichtet werden eine elektronische Kasse einzusetzen. Achtung. Führt Ihr eine offene Ladenkasse, dann müsst ihr euch unbedingt mit eurem Steuerberater in Verbindung setzen. Denn hier gelten erhöhte Anforderungen. Neben dem Kassenbuch, muss ein gesonderter Kassenbericht und ein Zählprotokoll geführt werden. Es muss somit möglich sein, dass die Tageseinnahmen rechnerisch ermittelt werden können. Dokumentieren, dokumentieren, dokumentieren. Das ebenfalls genau und vor allem täglich.

Unser Rat für Euch:

Egal ob elektronische Kasse oder Barkasse:

  • Genaue, tägliche und unveränderliche Aufzeichnungen sind wichtig
  • Sprecht mit eurem Steuerberater darüber und erarbeitet ein für euch passende Lösung
  • Achtet peinlich genau darauf, dass ihr die gesetzlichen Bestimmungen einhaltet, sonst drohen Strafen und Schätzungen und somit Steuernachzahlungen
  • Legt euch 2020 bz. 2022 auf Termin (wir sagen mind. 1 Jahr Vorher) und geht mit äußerster Priorität und frühzeitig an die Sache ran.
  • Handelt SOFORT was die Anforderungen von 2017 angeht.
  • Sprecht mit eurem Kassensystemhersteller und / oder vergleicht verschiedene Kassensysteme nachdem Ihr euch eine Anforderungsliste mit dem Steuerberater gezimmert habt.

 

Wir sehen uns nächsten Freitag bei #FreitagsFragen auf der #CoachingCouch